経理事務の生産性向上について（第1回）｜Excel関数・VBAで効率化を進める
経理事務の生産性向上は、給与上昇が続く現代において避けて通れないテーマです。今回は、Excel関数やVBAを活用して経理業務を効率化する具体的な方法を紹介します。
はじめに：経理にも「生産性向上」の波が
ここ数年で急速に給与水準の上昇が進んでいます。
特に最低賃金の上昇と新卒初任給の上昇は顕著で、10年前に約800円だった全国平均の最低賃金は、2025年には1100円前後に。大卒初任給も21万円から25万円前後へと上がっています。
従業員にとっては喜ばしい変化ですが、経営者にとっては「人件費の上昇＝固定費の増加」です。
この環境下で企業が利益を維持・拡大するには、一人ひとりの生産性を上げることが不可欠になっています。
経理事務が「生産性向上しにくい」理由
営業や製造のように成果が数字に直結する職種と違い、経理は受け身の業務が中心です。
例えば以下のような特徴があります。
- 会計のルールや処理手順が固定されている
- 会計ソフトという決まったツールで作業する
- 部署内の人数が少なく、競争や比較が起こりにくい
- 毎月のルーチンが多く、変化が少ない
- 他社のやり方を学ぶ機会が限られている
こうした環境では、「慣れ」で一定水準のスピードに達しても、
その先の改善や効率化が止まりやすいのが現実です。
経営者から見れば、「慣れているだけでは足りない」時代になりました。
今後は、ITスキルを武器に“自分の手で業務を進化させる経理”が求められていきます。
経理事務の生産性を高める5つの手段
経理業務のパソコン作業にフォーカスすると、
生産性を上げる手段は大きく以下の5つに整理できます。
- Excel関数の活用
- VBA（マクロ）による自動化
- バッチファイルによる定時実行
- RPAツールによる操作自動化
- ERPなどSaaSツールによる統合管理
この記事ではまず、ハードルが低く効果が高い
①Excel関数 と ②VBA について詳しく解説します。
① Excel関数を使いこなす：最小コストで最大効果を
どの会社にもExcelは標準的に導入されています。
つまり、追加コストなしで生産性を高められる最強のツールです。
ただし、多くの経理担当者が次のような壁に直面します。
「関数は四則演算とSUMしか使っていない」
「複雑な関数を組むより、手入力したほうが早い気がする」
短期的には確かにそのほうが早く終わります。
しかし長期的に見れば、“手入力依存”は必ず非効率の壁にぶつかります。
■ 上達の最短ルート：他人のファイルを“分解”する
関数を覚えるだけでは実務で応用できません。
最も効果的な学習法は、他の人が作った関数を読むことです。
例えば次のような実務ファイルを観察してみましょう。
- 売上台帳から自動で月次集計する関数
- 売上明細と入金明細を突合して差額を抽出する関数
- 部署ごとに支出を分類してグラフ化する関数
他人のExcelファイルを「分解」して理解すると、 関数の相性や組み合わせパターンが自然と身につきます。
MATCHとVLOOKUPの組み合わせIFとAND／ORの条件式SUMIFSやFILTERのような範囲指定関数
これらを何度も見るうちに、
「この業務ならこの関数構成だな」とすぐ組めるようになります。
■ ピボットテーブルも活用しよう
売上分析や経費集計など、集計業務が多い経理にはピボットテーブルが欠かせません。
ただし、元データを更新した際には「更新」ボタンを押さない限り結果が古いままになる点に注意が必要です。
VBAと組み合わせれば、自動更新も可能です。
慣れないうちは、「更新忘れ防止のチェックリスト」を作っておくのもおすすめです。
② VBA（マクロ）でルーチンを自動化する
Excelのマクロ（VBA）は、ルーチンワーク削減の切り札です。
例えば以下のような自動化が可能になります。
- 毎月の仕訳データを一括で集計・加工
- フォルダ内の複数ファイルを開いて統合
- ファイル名リストを自動生成
- 売上データ更新時にグラフを自動再描画
VBAは「マクロの記録」でも作成できますが、
本格的な自動化を目指すなら、VBAコードを直接書く練習が不可欠です。
■ 学習のコツ：小さな自動化から始めよう
いきなり複雑な処理を自動化しようとすると、挫折しがちです。
最初は次のようなシンプルなコードから始めてください。
- フォルダ内のファイル名を一覧に出す
- 複数シートを1つにまとめる
- シート内の特定セルを強調表示する
この「小さな成功体験」を積み重ねることで、
徐々に「複合タスクの自動化」ができるようになります。
■ 注意点：ブラックボックス化を防ぐ
VBAの最大の落とし穴は、属人化です。
作った本人が退職・異動すると、誰も修正できない「負の遺産」になることがあります。
その防止策として、
- コード内に日本語コメントを丁寧に書く
- マクロの仕様書を簡単でも残す
- ファイル命名規則やシート構成を統一する
など、「引き継ぎやすさ」を意識することが重要です。
■ Google環境の会社はGAS（Google Apps Script）
Googleスプレッドシートを使う企業では、VBAの代わりにGAS（Google Apps Script）が使えます。
書き方は異なりますが、考え方はほぼ同じです。
VBAを触っておけば、GASにもスムーズに移行できます。
まとめ：まずは「Excelを極める」ことから
経理の生産性向上と聞くと、RPAやERPなどの高価なツールを思い浮かべる方も多いですが、
実際にはExcel関数とVBAの習得だけで大きな効果が得られます。
- 追加コストゼロで始められる
- 今日から実務に応用できる
- 自分で改善効果を実感できる
「今あるツールを最大限に使いこなす」ことこそ、
経理DXの第一歩です。
📘 次回予告：第2回「経理事務の生産性向上（後編）」
バッチファイル・RPAツール・ERP(SaaS)の導入による自動化・データ統合の実際を解説します。